Email क्या है और ईमेल ID कैसे बनाये?

Mail शब्द से तो आप सभी वाकिफ होंगे क्योंकि ये एक आम पब्लिक सर्विस है, जिसका उपयोग कर हम रोजाना अपने लेटर व पार्सल को एक स्थान से दूसरे स्थान तक डिलीवर करते है। ये एक भौतिक तरीका है, दुनिया के साथ सवांद करने का। परन्तु आज के डिजिटल वर्ल्ड में ये ही काम हम Email के माध्यम से अधिक सुविधाजनक तरीके से कर सकते है। इस पोस्ट Email क्या है और ईमेल ID कैसे बनाये? में हम आपको ईमेल के बारे में पूरी जानकारी देंगे।

पोस्ट को पढ़ने के बाद आप जान पाएंगे Email क्या होती है? Email ID कैसे बनाते है? ईमेल कैसे भेजी जाती है? इसके अलावा ईमेल कैसे लिखा जाता है? इस बारे में भी आप जानेगें। लेकिन उससे पहले Email की परिभाषा क्या है? ये जानने से शुरुआत करते है।

ईमेल क्या है? – What is Email in Hindi

Electronic Mail को शार्ट में Email कहते है। कोई भी मैसेज या मेल जब इलेक्ट्रॉनिक माध्यम से भेजा जाता है, तो हम उसे “E-mail” कहेंगे। अगर इसकी परिभाषा देखे तो “इलेक्ट्रॉनिक मेल या ईमेल इलेक्ट्रॉनिक डिवाइस का उपयोग करने वाले लोगों के बीच संदेशों का आदान-प्रदान करने की एक विधि है”।

Email को एक कंप्यूटर से दूसरे कंप्यूटर में भेजने के लिये कंप्यूटर नेटवर्क जैसे Internet का उपयोग होता है। प्रत्येक व्यक्ति का एक यूनिक E-mail Address होता है। अगर आप किसी व्यक्ति को ऑनलाइन मेल भेजना चाहते है, तो आपको उसका ईमेल एड्रेस पता होना चाहिये।

Email का उपयोग मुख्य रूप से टेक्स्ट, इमेज, डॉक्यूमेंट या किसी दूसरे तरह के फाइल्स को भेजने और प्राप्त करने के लिए किया जाता है। हालांकि शुरुवाती ईमेल सिस्टम में कई तरह की त्रुटियां थी जैसे समान computers वाले यूजर ही एक-दूसरे को E-mail भेज सकते थे। कुछ सिस्टम में ईमेल भेजने वाले (Sender) और प्राप्त करने वाले (Recipient) का एक साथ ऑनलाइन होना आवश्यक था।

इसके विपरीत आज के ईमेल सिस्टम स्टोर-एंड-फॉरवर्ड मॉडल पर आधारित है। आपको बस एक Mail Server या Webmail इंटेरफस से कनेक्ट करने की आवश्यकता है, जिसके बाद आप कहीं से भी और कभी भी E-mail Send और Receive कर पाएंगे। तो इंटरनेट पर जानकारी को सांझा करने के लिये E-mail सबसे शुरुवाती सेवाओं में से एक है जो आज भी बेहद लोकप्रिय है।

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E-mail के बारे में कुछ महत्वपूर्ण जानकारी:

• Ray Tomlinson को First Email Message भेजने का श्रेय दिया जाता है। ऐसा कहा जाता है, की उन्होंने 1971 में पहला Email सिस्टम बनाया जो ARPANET के विभिन्न होस्ट पर यूजर्स के बीच Electronic Mail भेजने में सक्षम था। हालांकि मैसेज क्या था यह नही पता लेकिन उसमें ‘@’ साइन का उपयोग करके Username को Mail Server के साथ लिंक किया गया था।
• Email का अविष्कार किसने किया इस पर काफी विवाद है, शुरुआत में इसका श्रेय Ray Tomlinson को दिया जाता था परन्तु 1978 में एक 14 वर्षीय बालक Shiva Ayyadurai जो भारतीय मूल के अमेरिकी है, उन्होंने यूनिवर्सिटी ऑफ मेडिसिन एंड डेंटिस्ट्री ऑफ न्यू जर्सी के लिये Email सिस्टम बनाने का काम शुरू किया था।
• Email भेजने और प्राप्त करने के लिये एक E-mail Address की आवश्यकता होती है। ये एड्रेस प्रत्येक यूजर के लिए भिन्न होता है।
• आमतौर पर Email Messages को ASCII (American Code For Information Interchange) पाठ में इन एनकोड किया जाता है।
• Email को एक्सेस और स्टोर करने के लिये हमे ईमेल सर्विस का उपयोग करना होता है।

भारत के सर्वश्रेष्ठ ईमेल प्रदाता

ईमेल सर्विस प्रदाता (E-mail Service Providers) हमें ऑनलाइन मेल भेजने और प्राप्त करने में मदद करते है। कुल दो प्रकार की Email सेवाएं होती है:

1. ईमेल क्लाइंट
2. वेबमेल

ईमेल क्लाइंट – ये एक कंप्यूटर प्रोग्राम है, जो या तो पहले से ही आपके कंप्यूटर में मौजूद होते है या आप इन्हें डाउनलोड कर सकते है। Outlook और Windows Live Mail इसके उदाहरण है। इन सॉफ्टवेयर की मदद से आप Email भेज (Send) और प्राप्त (Receive) कर सकते है।

वेब मेल – Email भेजने और प्राप्त करने का ये सबसे लोकप्रिय तरीका है। अधिकांश उपयोगकर्ता ईमेल सर्विस के रूप में Web Mail या Online Mail का ही उपयोग करते है। भारत मे कुछ लोकप्रिय ईमेल सर्विस प्रोवाइडर जिनकी लिस्ट नीचे दी गयी है:

1. Gmail (www.gmail.com)
2. Yahoo! Mail (https://login.yahoo.com/)
3. AOL Mail (https://login.aol.com/)
4. Mail (https://www.mail.com/int/)
5. iCloud (https://www.icloud.com/mail)
6. Rediff Mail (https://mail.rediff.com/)
7. Yandex (https://mail.yandex.com/)

Email ID कैसे बनाये?

Email ID बनाने के लिये आपको ईमेल सर्विस का चयन करना होता है। अभी के समय Gmail सबसे पॉपुलर ईमेल सर्विस है। तो हम आपको Gmail Account कैसे बनाये इसकी जानकारी देंगे। जानने के लिये नीचे स्टेप्स को फॉलो करें।

स्टेप 1: इस लिंक को अपने ब्राउज़र में ओपन कर ले – www.gmail.com

स्टेप 2: यहां ‘Create Account’ पर क्लिक करे।

स्टेप 3: अब ‘Sign-up’ फॉर्म का पेज ओपन होगा। आपसे कुछ जानकारी मांगी जाएगी जैसे: First Name, Last Name, Username, Password और Confirm Password इत्यादि उन्हें भरे और Next पर क्लिक कर दे।

स्टेप 4: इस स्टेप में अपना ‘Phone Number’ दे। ये आपकी पहचान को वेरीफाई करने के लिये है इसलिए सही नम्बर डाले और Next पर क्लिक कर दे।

स्टेप 5: अब Verification Code यहां डाले। आपके दिए गए नंबर पर एक OTP (One Time Password) आया होगा। अंत मे ‘Verify’ पर क्लिक कीजिये।

स्टेप 6: इस स्टेप में आपको कुछ Personal information देनी है जैसे: Birth date और Gender फिर Next पर क्लिक कर दे।

स्टेप 7: यहां Google की Terms of Service & Privacy Policy को रिव्यु कर ले और फिर ‘I Agree’ पर क्लिक करे।

आपका Gmail Account बन चुका है। अब आप Google की मुफ्त Email service का लाभ उठा सकते है।

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ईमेल की संरचना एवं उसके भाग (Structure of Email & its Components)

एक Email का स्ट्रक्चर काफी सादा होता है। हालांकि विभिन्न ईमेल सर्विस के लेआउट में थोड़ी भिन्नता हो सकती है। लेकिन आमतौर पर एक Email के दो महत्वपूर्ण पार्ट्स होते है Header और Body.

Header

Email Header हमे मेल के बारे में जरूरी जानकारी देता है। इस सेक्शन में मेल भेजने वाले और प्राप्त करने वाले व्यक्ति का ईमेल एड्रेस और मेल किस बारे में इस तरह की जानकारी दी जाती है एक Email के हैडर में निम्नलिखित भाग हो सकते है।

From: इस फील्ड में ईमेलकर्ता (Sender) यानी कि आपका E-mail Address आएगा।

To: इस फील्ड में आपको मैसेज प्राप्त करने वाले (Recipient) का E-mail Address देना होता है।

CC: इसकी फुल फॉर्म है Carbon Copy. ये फील्ड वैकल्पिक (optional) होता है। यहां आप उन व्यक्तियों के E-mail Address देंगे जिन्हें आप ईमेल प्राप्तकर्ता (Recipient) को भेजी गई Email की copy देना चाहते है। साथ ही ईमेल प्राप्तकर्ता को भी पता लग जाता है कि आपने किस व्यक्ति को मेल की copies भेजी है।

BCC: इसका मतलब होता है Blind Carbon Copy. ये फील्ड भी वैकल्पिक है। CC की तरह ही BCC का समान कार्य होता है परन्तु इससे ईमेलकर्ता (Recipient) को ये नही पता चलता कि आपने मेल की copies किसे भेजी है।

Subject: इस फील्ड में आपको Email का उद्देश्य अर्थात मेल किस बारे में है ये लिखना है।

Body

Email के इस भाग में वास्तविक सामग्री (content) दी जाती है। अर्थात जो भी मैसेज आपको भेजना है उसे यहां लिखेंगे। इसी भाग में नीचे की तरफ Attachment के विकल्प भी दिए जाते है। इनका उपयोग करके आप अपनी मेल के साथ विभिन्न प्रकार की फाइले जैसे – इमेज, ऑडियो, वीडियो, लिंक और इमोजी इत्यादि संलग्न कर सकते है।

बेसिक ईमेल फीचर

जब आप Email ID बनाते है, तो उसका यूज़ करने के लिये आपको उसके कुछ बेसिक फीचर का ज्ञान होना चाहिए। नीचे बताये गए टिप्स को फॉलो करके आप किसी भी ईमेल इंटेरफस के साथ काम करना सीख सकते है।

Inbox

ये सबसे महत्वपूर्ण सेक्शन है। यहां दूसरे यूजर द्वारा भेजे गए सभी Emails को आप से चेक कर सकते है।

Message Pan

जब आप इनबॉक्स सेक्शन में किसी Email पर क्लिक करते है तो वह Message pan में ओपन हो जाएगी। अब आप उस मेल को पढ़ सकते है और यहां मौजूद विभिन्न ऑप्शन के माध्यम से उस मेल पर अपना रिस्पांस दे सकते है।

Starred

जब आप कोई मेल ओपन करते है तो Message Pan में Add Star का एक विकल्प आता है। इसका उपयोग ये है कि आप किसी महत्वपूर्ण Email को मार्क कर सकते है ताकि आप उन्हे बाद में आसानी से पा सके।

Snoozed

Message Pan में Snooze करके एक ऑप्शन होता है जिसका उपयोग करके आप किसी भी Email को कल, इस हफ्ते, अगले हफ्ते या किसी भी दिन फिर से इनबॉक्स में टॉप पर ला सकते है।

Sent

इस सेक्शन में आपके द्वारा भेजे गए सभी Emails की लिस्ट मौजूद होती है। इससे आप ये चेक कर सकते है कि आपने किन-किन व्यक्तियों को मेल किया है।

Drafts

मेल जिन्हें आपने लिखा तो सही पर सफलतापूर्वक Sent नही कर पाए या Save बटन पर क्लिक करके छोड़ दिया। वो Emails आपको इस सेक्शन पर देखने को मिलेंगी।

Spam

जो भी Spam email होती है उन्हें जीमेल द्वारा फिल्टर करके खुद ब खुद Spam फोल्डर में मूव कर दिया जाता है। अब क्योंकि Spam Emails में अक्सर वायरस और स्पैम होते है इसलिये आपका उन्हें ओपन करना सेफ नही है। तो अगर आपको भी इनबॉक्स में कोई संदिग्ध मेल दिखाई दे तो आप तुरंत Report Spam ऑप्शन पर क्लिक करके उसे Spam फोल्डर में मूव कर सकते है।

Trash या Bin

जब आप डिलीट बटन पर क्लिक करके किसी Email को हटाना चाहते है तो वह स्थायी रूप से नही हटती बल्कि Trash या Bin सेक्शन में मूव हो जाती है। तो अगर आप किसी मेल को स्थायी रूप से डिलीट करना चाहते है तो आपको Trash सेक्शन में जाकर उसे परमानेंट डिलीट करना होगा। हालांकि यहां से उस मेल को वापस इनबॉक्स में मूव भी किया जा सकता है।

Email कैसे भेजते है?

अभी हम Gmail का उपयोग करके ऑनलाइन मेल भेजना सीखेंगे। ये गूगल की Free E-mail Service है। मेल भेजने के लिये आप जीमेल की वेबसाइट या मोबाइल एप्लीकेशन किसी का भी इस्तेमाल कर सकते है।

1. Gmail की साइट या ऐप को ओपन करे और अपना E-mail Address व Password डालकर लॉगिन कीजिये।

2. इस पेज के लेफ्ट साइड में सबसे उप्पर ‘Compose’ का विकल्प दिखाई देगा आपको उस पर क्लिक करना है।

3. अब New Message की एक विंडो ओपन होगी। जिसमें ‘To’ के फील्ड में आपको दूसरे व्यक्ति (Recipient) का E-mail Address डालना है। ‘Subject’ वाले फील्ड में Email किस बारे में है इसे शार्ट में लिखना है। अब जो बड़ा टेक्स्ट बॉक्स है उस पर आपको मैसेज टाइप करना है। अब यदि आप मैसेज के साथ कोई फ़ाइल भेजना चाहते है, तो Attach Files के ऑप्शन पर क्लिक करे। अंत में Send पर क्लिक कर दे।

E-mail Address को समझें

हालांकि ये एक सामान्य चीज है परन्तु कई लोग नही जानते कि E-mail Address क्या होता है। एक E-mail Address किसी ईमेल अकॉउंट का पता होता है। इसका उपयोग कर आप Email भेज व प्राप्त कर सकते है। ये एड्रेस हर अकॉउंट के लिये अलग होता है।

उदाहरण के लिए – nayassekhon@gmail.com

• Email का जो पहला हिस्सा होता है यानी ‘@’ सिंबल से पहले वाला भाग वो Username होता है। अर्थात इस हिस्से पर उस व्यक्ति का नाम, कंपनी का नाम, संस्था का नाम या किसी समूह का नाम आ सकता है। जैसे nayaseekhon ये हमारी साइट का नाम है।
• अगला हिस्सा ‘@’ (at sign) जो Username और Domain name को अलग करता है।
• अंतिम हिस्सा Domain name होता है। जो ये बताता है कि किस कंपनी के Mail server का उपयोग किया जा रहा है। हमारे मामले में हम Gmail.com का उपयोग कर रहे है ऑनलाइन मेल भेजने और प्राप्त करने के लिए।

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निष्कर्ष

इस पोस्ट Email क्या है और ईमेल ID कैसे बनाये? में आपने इलेक्ट्रॉनिक मेल सिस्टम के बारे में जानकारी ली। इसके अंतर्गत हमने आपको ऑनलाइन मेल के कुछ बेसिक फीचर के बारे बताया जिससे आपको Email एक्सेस करने और भेजने में आसानी होगी। अगर आपको पोस्ट में किसी जानकारी का अभाव लगा हो या आपको समझने में कोई दिक्कत आयी तो कृपया अपने सवाल और सुझाव को नीचे कमेंट में बताये।