MS Word क्या है इसका यूज कैसे करें?

MS Word (Microsoft Word) जिसे हम “Word” के नाम से भी जानते है, एक Word Processing Program है। इसे माइक्रोसॉफ्ट द्वारा बनाया गया है। यह एक ऐसा एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर है, जिसका उपयोग आप प्रोफेशनल डॉक्यूमेंट क्रिएट, एडिट, सेव और प्रिंट इत्यादि करने के लिए कर सकते है।

यह MS office suite के सबसे अधिक इस्तेमाल किये जाने वाले प्रोग्रामों में से एक है। इसके निर्माण और विकास के बारे में बात करें, तो माइक्रोसॉफ्ट कॉर्पोरेशन द्वारा MS Word का पहला संस्करण (Word 1.0) अक्टूबर 1983 में लांच किया गया था।

चार्ल्स सिमोनी और रिचर्ड ब्रॉडी वो दो मुख्य डेवलपर थे जिन्होंने MS Word को विकसित किया। इस प्रोग्राम को शुरुवात में “Multi-Tool Word” का नाम दिया गया था। जिसके बाद इसका नाम बदलकर MS Word कर दिया गया।

Windows के लिए यह Word Standalone या Microsoft Office Suite के एक भाग के रूप में उपलब्ध है। Mac के लिए इसे माइक्रोसॉफ्ट द्वारा 1985 में पेश किया गया था। MS Word में किसी भी टेक्स्ट फाइल के लिए एक्सटेंशन ‘doc’ या ‘.Docx’ है।

सम्बंधित पोस्ट: –
MS Excel क्या है इसके उपयोग जानिए
MS पॉवर पॉइंट क्या है इसके फीचर
MS Word में Document Create, Save कैसे करें
MS Word में Picture कैसे Insert कैसे करते है
MS Word में Table कैसे बनाये
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की शॉर्टकट कुंजियाँ

MS Word क्या काम आता है?

MS Word दुनिया का सबसे लोकप्रिय वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम है। एक सामान्य टेक्स्ट एडिटर के मुकाबले इसका इस्तेमाल हम कई सारे टास्क को करने के लिए कर सकते है। इसके उपयोग से हम एक सामान्य डॉक्यूमेंट से लेकर, प्रोफेशनल रिज्यूम, रिपोर्ट, लेटर, इत्यादि बना सकते है। MS Word न सिर्फ ऑफिस और बिजनेस में बल्कि एजुकेशन के क्षेत्र में भी बहुत काम आता है।

नीचे उन कामों की लिस्ट दी गयी है, जिन्हें करने के लिये हम अक्सर MS Word का इस्तेमाल करते है:

• विभिन्न प्रकार के टेक्स्ट डॉक्यूमेंट क्रिएट करने के काम आता है।
• लेटर और एप्लीकेशन लिखने के लिए इसे काम मे ले सकते है।
• मेमो क्रिएट करने के लिए इसका इस्तेमाल हो सकता है।
• खूबसूरत इनविटेशन कार्ड क्रिएट करने के काम आता है।
• एक प्रोफेशनल रिज्यूम बनाने के लिए इसका इस्तेमाल कर सकते है।
• इसके अलावा, आप ई-बुक्स और PDF डॉक्यूमेंट भी क्रिएट कर सकते है।
• अगर आप एक लेखक है, तो आर्टिकल और बुक लिखने के लिए इसका इस्तेमाल कीजिये।
• MS Word की मदद से स्टूडेंट्स अपने नोट्स और असाइनमेंट भी क्रिएट कर सकते है।
• Word आपको ब्रोशर, फ्लायर्स और न्यूज़लेटर जैसी प्रचार और मार्केटिंग सामग्री बनाने में भी मदद करता है।
• अपने विचारों और रोजाना के टास्क को एक पत्रिका का रूप देने के लिए आप MS Word का इस्तेमाल कर सकते है।

कंप्यूटर में MS Word कैसे ओपन करें

सबसे पहले Start Button पर क्लिक करें जो डेस्कटॉप या लैपटॉप के निचले दाएं कोने पर मौजूद हैं। इसके ठीक ऊपर All Program पर क्लिक करें। Microsoft Office समूह खोजे और उस पर क्लिक करें। आपको Word प्रोग्राम मिल जाएगा। ओपन करने के लिए उस पर Right Click करें।

Start Button ➔ All Program ➔ Microsoft Office ➔ MS Word

वर्ड विंडो के भाग (Components of Word Window)

अगर आप MS Word का उपयोग करना सीखना चाहते है, तो आपको इसके बेसिक भागों अथवा टूल्स की जानकारी होनी चाहिये। इनके बारे में जानने से आप एक प्रोफेशनल दिखने वाला टेक्स्ट डॉक्यूमेंट क्रिएट कर पाएंगे। नीचे हमने आपके साथ Word Window के सभी बेसिक भागों के बारे जानकारी सांझा की है।

Title Bar

यह माइक्रोसॉफ्ट Word Window में सबसे उप्पर का भाग होता है, जहां डॉक्यूमेंट का नाम, उसके बाद एक्टिव प्रोग्राम का नाम डिस्प्ले होता है। इसी में Minimize, Maximize और Close बटन मौजूद होते है।

Menu Bar/Tabs

यह टाइटल बार के ठीक नीचे होता है। Menu आमतौर पर File tab से स्टार्ट होता है और Home tab, Insert tab, Design tab, Layout tab, References tab, Mailings tab, Review tab, View tab और Help पर जाकर खत्म होता है। अगर कम शब्दों में कहा जाए तो यह डॉक्यूमेंट को मैनेज और कस्टमाइज करने के विकल्पों की एक सूची है।

Quick Access Toolbar

यह विंडो में सबसे उप्पर दाई तरफ मौजूद होता है। यह एक प्रकार का Customizable Toolbar होता है। जो अक्सर उपयोग किये जाने वाले कमांड जैसे Save, Undo, Redo, etc. का प्रतिनिधित्व करता है।

अगर आप Toolbar के बगल में स्थित Drop-Down Arrow पर क्लिक करेंगे तो यह आपको अधिक कमांड दिखायेगा। Left Click करके आप कोई भी कमांड Quick Access Toolbar में आसानी से जोड़ पाएंगे। इसके अलावा आप जोड़े गए कमांड को हटा भी सकते है।

Formatting Toolbar

इसमें टेक्स्ट फॉर्मेटिंग के लिए उपयोग किये जाने वाले बटन होते है।

Ruler

इसका उपयोग Margins, Paragraph, Alignment, Format, Indent और Tab सेट करने के लिए किया जाता हैं।

Insertion Point

यह डॉक्यूमेंट में मौजूद एक खड़ी लाइन होती है। यह बताता है, कि आप डॉक्यूमेंट पर टेक्स्ट कहां टाइप कर रहें है। Insertion Point का उपयोग आप कई तरीको से कर सकते है।

Scroll Bar

Word Window में डॉक्यूमेंट के नीचे और बाई तरफ Scroll Bar होते है। माउस के उपयोग से आप स्क्रॉल तीर पर क्लिक करके डॉक्यूमेंट में उप्पर-नीचे और दाई- बाई तरफ खिसक सकते है। इसका उपयोग आप माउस, टचपैड और कीबोर्ड के माध्यम से करते है।

Status Bar

यह पेज के सबसे निचले हिस्से में मौजूद होता है। इसमें आपको डॉक्यूमेंट अथवा पेज से सम्बंधित जरुरी सूचनाएं देखने को मिलती है। उदाहरण के लिए आप कौन सा पेज देख रहे है, आपके डॉक्यूमेंट में कितने शब्द है, और क्या कोई त्रुटियां पाई गई है। आप Status Bar मे अधिक जानकारी जोड़कर या हटाकर उसे आसानी से कस्टमाइज कर सकते है।

स्टेटस बार में दाई और मौजूद आइकॉन इस बारे में इन्फॉर्मेशन प्रदान करते है और आपको यह बदलने की अनुमति देते है, कि आप वर्ड का उपयोग कैसे कर रहे है। उदाहरण के लिए, आप Viewing Mode, Read Mode, Print Layout, Web Layout और Zoom Layout को बदल सकते हैं।

Text Area

यह एमएस वर्ड विंडो में Ruler के ठीक नीचे एक बड़ा स्पेस होता है जिसे Text Area कहा जाता है। इस एरिया में उपयोगकर्ता द्वारा डॉक्यूमेंट डेटा टाइप किया जाता है। जिसका उपयोग Insertion Point को मार्क करने के लिए किया जाता है। जैसे ही आप टेक्स्ट एरिया में डेटा टाइप करते है, टेक्स्ट कर्सर स्थान दिखना शुरू हो जाता है। कर्सर के बगल में क्षैतिज लाइन टेक्स्ट डॉक्यूमेंट के अंत को मार्क करती हैं।

एमएस वर्ड के बेसिक फीचर

MS Word में कई ऐसे फीचर मौजूद है, जो हमें एक प्रोफेशनल डॉक्यूमेंट क्रिएट करने में मदद करते है। नीचे हमने आपके साथ MS Word के कुछ बेसिक फीचर शेयर किए है, जिन्हें हर किसी को जानना चाहिए।

Text Formatting

Word में कई सारे फॉर्मेटिंग फीचर शामिल किए गए है। जिनका उपयोग करके आप टेक्स्ट की फॉर्मेटिंग अपने हिसाब से कर सकते है। अर्थात जैसा चाहे उन्हें रूप दे सकते है।

उदाहरण के लिए आप फॉन्ट का स्टाइल, साइज और आकार बदल सकते है। डॉक्यूमेंट में मौजूद महत्वपूर्ण टेक्स्ट को बोल्ड, अंडरलाइन और इटालिक कर सकते है।

Auto Correct

जैसा कि नाम से मालूम पड़ता है, यह फीचर सामान्य स्पेलिंग त्रुटियों को ऑटोमैटिक ठीक कर देता है। जब भी हम कुछ टाइप करते है, तो स्पेलिंग में थोड़ी गलती हो ही जाती है। Auto Correct उन त्रुटियों को तत्काल ठीक करने में आपकी मदद करता है।

Insert Multimedia

अपने डॉक्यूमेंट को दिलचस्प बनाने के लिए आप उसमें पिक्चर, वीडियो, स्मार्ट आर्ट, चार्ट, शेप, इत्यादि जोड़ सकते है। यह सभी फीचर आपको होम टैब में Insert सेक्शन के अंदर मिल जाएंगे।

Header & Footer

Header & Footer फीचर का उपयोग करके आप डॉक्यूमेंट के प्रत्येक पेज में कुछ जरूरी इन्फॉर्मेशन दे सकते है। उदाहरण के लिए डॉक्यूमेंट का टाइटल, पेज नंबर, लेखक का नाम, तारीख, इत्यादि जैसी कुछ इन्फॉर्मेशन को आप इस फीचर की मदद से डॉक्यूमेंट के Header और Footer एरिया में जोड़ सकते है।

Spelling & Grammar Checker

यह MS Word का एक सबसे उपयोगी फीचर है। अक्सर जब भी हम कोई डॉक्यूमेंट या लेटर टाइप करते है, तो स्पेलिंग और ग्रामर सम्बन्धी गलतियां होना आम है।

अब अगर आप इन गलतियों को ठीक करना चाहे, तो आपको पूरे डॉक्यूमेंट में एक-एक करके त्रुटियां खोजकर उन्हें सुधारना होगा। Word के Spelling और Grammar फीचर का उपयोग करके आप एक बार मे ही सभी त्रुटियों को ठीक कर सकते है।

Find & Replace

यह फीचर आपको डॉक्युमेंट में किसी विशेष शब्द को खोजने और उसे बदलने की अनुमति देता है। ऐसा तब किया जाता है, जब आपने दस्तावेज में एक शब्द को कई बार इस्तेमाल किया है और अब आप उस शब्द को या उसके फॉरमेट को बदलना चाहते है।

Page Layout

Page Layout की मदद से हम डॉक्यूमेंट पेजों को अपने हिसाब से व्यवस्थित कर सकते है। Word में विभिन्न प्रकार के पेज लेआउट ऑप्शन दिए गए है, जिनके इस्तेमाल से आप ये तय कर सकते है, कि पेज पर मौजूद कॉन्टेंट कैसा दिखाई देगा।

उदाहरण के लिये आप पेज का मार्जिन, ओरिएंटेशन और साइज सेट कर सकते है। कॉलम जोड़ और हटा सकते है, पेज को दो या उससे अधिक भागों में ब्रेक कर सकते है, इत्यादि।

Table & Lists

जानकारी को बेहतर तरीके से व्यवस्थित करने के लिये आप Table और List जोड़ सकते है।

Wrap Text

यह भी एक बहुत ही उपयोगी वर्ड प्रोसेसिंग फीचर है। इसके इस्तेमाल से आप डॉक्यूमेंट में पिक्चर के साथ टेक्स्ट को मिला सकते है। उदाहरण के लिए अगर आप पिक्चर को टेक्स्ट के बीच मे लगाना चाहे तो टेक्स्ट अपने आप ही उस पिक्चर के चारों तरफ फिट हो जाएगा। Wrap Text के कारण आप पिक्चर को डॉक्यूमेंट में कही भी लगा सकते है।

Translate Word Document

इस फीचर की मदद से आप पूरे डॉक्यूमेंट को आसानी से दूसरी लैंग्वेज में ट्रांसलेट कर सकते है। हालांकि सिर्फ एक वाक्य को ट्रांसलेट करने का विकल्प भी आपके पास होता है। वर्ड ट्रांसलेट का उपयोग करके आप लगभग दर्जन भर लैंग्वेज में अपने डॉक्यूमेंट को ट्रांसलेट कर सकते है।

Thesaurus

MS Word में मौजूद यह एक ऐसा फीचर है, जिसके इस्तेमाल से हम डॉक्यूमेंट में मौजूद किसी शब्द के पर्यायवाची और विलोम शब्द पता कर सकते है। यह फीचर हमें राइटिंग में काफी मदद करता है।

Merge

अगर आपके पास कई सारे अलग-अलग वर्ड डॉक्यूमेंट मौजूद है और आप उन्हें एक साथ मिला देना चाहते है, तो यह फीचर आपको ऐसा करने की अनुमति देता है।

Merge फीचर के इस्तेमाल से आप अपने कई सारे वर्ड डॉक्यूमेंट को एक डॉक्यूमेंट में मिला सकते है। इससे आपके समय की काफी बचत होती है, अन्यथा आपको प्रत्येक डॉक्यूमेंट को कॉपी पेस्ट करना पड़ता।

Macro

Macro फीचर का इस्तेमाल हम बार-बार किये जाने वाले टास्क को ऑटोमेट करने के लिए कर सकते है। अक्सर ऑफिस में हमारे पास ऐसे कार्य होते है, जिन्हें हमें रोज कई बार करना होता है। ऐसे में Word के Macro फीचर की मदद से आप उस कार्य को रिकॉर्ड कर सकते है और जब भी कार्य दोहराना हो, तो रिकॉर्डिंग को चला सकते है। इससे आप अक्सर किये जाने वाले कार्यो पर अपना समय बचा पायेंगे।

Watermark

आपने अक्सर किसी पीडीएफ फाइल में टेक्स्ट के बैकग्राउंड में एक धुंधली पिक्चर को देखा होगा। यह अक्सर उस कंपनी का लोगो होता है, जिसने वह पीडीएफ जारी की है। इसे ही Watermark कहते है।

अगर आप एक बिजनेस डॉक्यूमेंट सेंड कर रहे है, तो उसकी स्टेट (Confidential, Draft, etc.) बताने के लिए इसका इस्तेमाल कर सकते है। अक्सर कॉन्टेंट को कॉपीराइट करने के लिए भी Watermark का यूज किया जाता है।

Clipboard Panel

जब भी हम Word में किसी टेक्स्ट को कॉपी या कट करते है, तो वह Clipboard Panel में स्टोर हो जाता है। जिसके बाद उस स्टोर टेक्स्ट को वर्ड के किसी भी डॉक्यूमेंट फाइल में पेस्ट किया जा सकता है।

Mail Merge

Mail Merge एक वर्ड प्रोसेसिंग फीचर है जिसका उपयोग कई प्राप्तकर्ताओं (Recipients) को Form Letter प्रिंट करने या ईमेल करने के लिये किया जाता है। उदाहरण के लिये अगर आप लोगों के एक समूह को इनविटेशन लेटर भेजना चाहते है तो प्रत्येक व्यक्ति को एक-एक करके भेजने के बजाए आप Mail Merge फीचर का उपयोग करके उन सभी को एक बार मे ही इनविटेशन लेटर भेज पाएंगे। MS Word में Mail Merge कैसे करते हैं, जानने के लिए यह पोस्ट पढ़ें।

MS Word के फायदे

MS Word उपयोग करने के फायदे निम्नलिखित है:

उपलब्धता (Availability) – MS Word का सबसे बड़ा फायदा ये है, कि यह आपको लगभग हर कंप्यूटर में देखने को मिलेगा। इसके अलावा सभी ऑपरेटिंग सिस्टम द्वारा इसे सपोर्ट किया जाता है।

समय की बचत (Time Saving) – MS Word का उपयोग करके हम तेजी से टेक्स्ट को टाइप कर सकते है , जिससे हमें डॉक्यूमेंट क्रिएट करने में कम समय लगता हैं।

गलत स्पेलिंग की जांच (Spell Checking) – यह हमे ऑटोमेटिक स्पेलिंग चेकिंग फीचर्स प्रदान करता है। जिससे स्पेलिंग एरर ढूढ़ने में हमारी हेल्प होती है। साथ ही यह हमें ग्रामर सम्बन्धी गलतिया सुधारने की भी अनुमति देता हैं।

स्पष्टता (Clarity) – इसमें इतने फॉर्मेटिंग फीचर है, जिनके उपयोग से आप एक डॉक्यूमेंट को आकर्षक बना सकते है। आप फॉन्ट के साइज और आकार को अपने हिसाब से बदल सकते है। जिससे डॉक्यूमेंट को पढ़ने में काफी सुविधा होती है।

पूर्वलोकन की सुविधा (Preview Facility) – किसी भी डॉक्यूमेंट को प्रिंट करने से पहले आप Ms Word के प्रिंट प्रीव्यू फीचर की सहायता से डॉक्यूमेंट में हुई गलतियों को जांचकर उनमें सुधार कर सकते है।

वर्ड टेम्पलेट (Word Templates) – इसमें आपको कई सारी फ्री टेम्पलेट प्रदान की जाती है, जिसकी मदद से आप कैलेंडर और ग्रीटिंग कार्ड जैसे कई अन्य डॉक्यूमेंट बना सकते है।

---

---