इस लेख MS Excel Data Tab in Hindi में हम आपको Excel में “Data” tab की पूरी जानकारी देंगे। जिसके अंतर्गत हम आपको इस tab में दिए गए सभी options के उपयोग के बारे बताएंगे। लेख को अंत तक पढ़ने के बाद आप Data tab के सभी features से अच्छी तरह परिचित हो जाएंगे। तो, चलिए शुरू करें!
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MS Excel Data Tab in Hindi
MS Excel Data Tab का मुख्य उपयोग external sources से data को import करने और उसे अपनी आवश्यकता अनुसार shape देने के लिए किया जाता है। इसके अलावा हम data में sort & filter विकल्प को भी लागू कर सकते है।
Excel में Data tab Formulas और Review tab के बीच मे मौजूद होती है। आप माउस से क्लिक करके इसे open कर सकते है, या कीबोर्ड से Alt+A key को दबाकर भी इसे open किया जाता सकता है।
MS Excel Data Tab के Groups
MS Excel Data Tab की commands को 6 groups में divide किया गया है:
- Get External Data
- Get & Transform
- Connections
- Sort & Filter
- Data Tools
- Forecast
- Outline
#1 Get External Data
यह MS Excel Data Tab की सबसे पहली टैब है जो हमें external sources से data import करने की अनुमति देती है। अक्सर हमें किसी अन्य file या अन्य source जैसे MS Access, web, text, आदि से data import करने की आवश्यकता होती है ऐसे में Excel का यह group हमें मदद करता है।
आइये इस group में दिए गए सभी commands के इस्तेमाल के बारे में जानें।
From Access – MS Access की किसी file को import करने के लिए इस command का इस्तेमाल करें।
From Web – किसी webpage के data को import करने के लिये इस command का उपयोग करें।
From Text – किसी text file को import करने के लिये इस विकल्प का इस्तेमाल करें।
From Other Sources – अन्य sources जैसे SQL server, Analysis services, XML file, Microsoft Query, आदि से data import करने के लिए इस विकल्प का इस्तेमाल करें।
Existing Connections – अगर आपने पहले भी किसी source से data import किया हुआ है तो इस विकल्प का उपयोग करके आप existing connection से data प्राप्त कर सकते है।
#2 Get & Transform
MS Excel Data Tab के इस group में शामिल options का उपयोग भी external sources से data import करने के लिए होता है। लेकिन यहाँ आप Power Query editor के इस्तेमाल से import किये गए data को अपनी जरूरत के अनुसार shape दे सकते है।
उदाहरण के लिए किसी column को remove कर सकते है, data type change कर सकते है, tables को merge कर सकते है, आदि। इस tab में दिए गए सभी विकल्पों के बारे में नीचे बताया है।
New Query – इस विकल्प के drop-down arrow पर क्लिक करते ही आपके सामने multiple sources की एक लंबी list खुलती है जहाँ से आप data को import कर सकते है। जैसे from file, from database, from azure, from online services, आदि।
सबसे पहले उस विकल्प पर क्लिक करें जहाँ से आपने data import करना है। उदाहरण के लिए हमनें एक CSV file को import करना है तो इसके लिए हम New Query विकल्प पर क्लिक करने के बाद From File के उप्पर cursor को ले जायेंगे जिससे हमारे सामने कई अन्य विकल्प डिस्प्ले होंगे।
यहाँ From CSV पर क्लिक करेंगे और हमारे computer पर जहाँ भी वह CSV file है उसे select करके Import पर क्लिक कर देंगे। अंत मे Load विकल्प पर क्लिक करके file को worksheet में load कर देंगे।
हालांकि जब हमनें Load विकल्प क्लिक किया था तब हम Transform विकल्प पर क्लिक करके उस CSV file को अपनी जरूरत के हिसाब से shape दे सकते थे।
Show Queries – आपकी workbook में मौजूद queries की list देखने के लिए इस विकल्प पर क्लिक करें।
From Table – इस विकल्प का इस्तेमाल select की गयी Excel table से जुड़ी एक new query बनाने के लिए करें। यदि selected range किसी table का भाग नहीं है तो उसे table में बदल दिया जाएगा।
Recent Sources – इस विकल्प पर क्लिक करके आप अपने recent sources को manage और उनसे connect कर सकते है।
#3 Connections
Refresh All – इस विकल्प पर क्लिक करके आप external sources से updated data प्राप्त कर सकते है। उदाहरण के लिए आपने पहले जो file import की थी उसका data अब update हो चुका है।
अगर आप चाहते है कि वह latest data आपके workbook में भी update हो तो इसके लिए आपको Refresh All विकल्प का इस्तेमाल करना होगा।
Connections – workbook के सभी data connections को display करने के लिए इस विकल्प का इस्तेमाल करें। data connections इस workbook के बाहर data sources के link होते हैं जिन्हें source data change होने पर update किया जा सकता है।
Properties – इस विकल्प की मदद से आप यह specify कर सकते है कि data source से जुड़े cells कैसे update होंगे, source से कौनसा contents display किया जाएगा, और data source में rows या columns की संख्या में परिवर्तन को workbook में कैसे नियंत्रित किया जाएगा।
Edit Links – यह बटन spreadsheet में import की गई अन्य files को देखने मे मदद करता है। इसके अलावा, यह data sources के links को update और remove करने में मदद करता है।
#4 Sort & Filter
MS Excel Data Tab के इस group में data को sort और filter करने से सम्बंधित command दिए गए है। उदाहरण के लिए अगर आप data को value के आधार पर या किसी word के पहले अक्षर के अनुसार आरोही (ascending) या अवरोही (descending) क्रम में set करना चाहते है तो इसके लिए आप sort विकल्प का इस्तेमाल करें।
इस group में दी गयी सभी commands के बारे में नीचे बताया गया है।
Sort A to Z – Data को alphabetically A-Z या numerically lowest से highest क्रम में sort करने के लिए इस विकल्प पर क्लिक करें।
Sort Z to A – Data को alphabetically Z-A या numerically highest से lowest क्रम में sort करने के लिए इस विकल्प पर क्लिक करें।
Sort – इस विकल्प क्लिक करने से एक Sort dialog-box open होता है जिसमें आपको data को sort करने के लिए अतरिक्त विकल्प देखने को मिलेंगे। जैसे कि आप column के हिसाब data को sort कर सकते है।
Filter – इस विकल्प पर क्लिक करने से आपकी select की गई table पर filtering on/off हो जाएगी। अब आप column header के arrow पर क्लिक करके table में data को narrow कर सकते है।
Clear – जो भी sort और filter आपने अप्लाई किया था उसे clear करने के लिए इस विकल्प का उपयोग करें।
Reapply – current range में filter और sort को reapply करने के लिए इस विकल्प का इस्तेमाल करें।
Advanced – इस विकल्प पर क्लिक करने से आपके सामने एक Advanced Filter का dialog box open होता है जिसमें complex criteria का उपयोग करके filtering करने के विकल्प दिए गए होते है।
#5 Data Tools
Text to Columns – इस विकल्प की मदद से आप single column के text को multiple columns में split कर सकते है। उदाहरण के लिए एक column में full name लिखा गया है तो इस विकल्प की मदद से आप full name को separate column first name और last name में split कर सकते है।
आपके इस विकल्प पर क्लिक करने से Convert Text to Columns Wizard open होता है। जिसकी मदद से आप यह चुन सकते है कि text को किस आधार पर split करना है जैसे कि fixed width पर split करना है या प्रत्येक comma, period या अन्य character पर split करना है।
Flash Fill – यह विकल्प pattern की पहचान कर आपके data को automatically fill कर देता है। उदाहरण के लिए आपकी sheet में एक data column है जिसे आप sheet में दूसरी जगह fill करना चाहते है तो इसके लिए आपको उस column के कुछ examples देने होंगे जिससे Flash Fill feature उस pattern को समझ पाए और data को आपके चुनें column में automatically fill कर दें।
Remove Duplicates – अगर आपको sheet में से duplicate rows delete करनी है तो इस विकल्प का इस्तेमाल करें।
Data validation – इस फीचर का उपयोग आप यह restrict करने के लिए कर सकते है कि किसी cell में किस प्रकार के data या values को नहीं enter किया जा सकता है। Data Validation button पर क्लिक करने से एक dialog-box display होता है जिसमें rules की एक list दी गयी होती है जिसमें से आप किसी एक को चुन कर cell में enter किये जा सकने वाले data के प्रकार और values को restrict कर सकते है।
उदाहरण के लिए आपने यह rule चुना कि इस cell में 5 से बड़ी संख्या ही enter की जा सकती है। अब आप जैसे ही उस cell में 6 या उससे बड़ा number enter करेंगे Data validation feature आपको error show करेगा।
Consolidate – इस फीचर के इस्तेमाल से हम अलग-अलग sheets के data को एक single sheet में consolidate या combine कर सकते है। उदाहरण के लिये आपके पास पिछले तीन महीनों का sales data अलग-अलग sheet में मौजूद है, Consolidate feature आपके लिए किसी अन्य sheet पर उनका total निकाल सकता है।
Relationships – यह फीचर आपको एक ही report पर अलग-अलग tables से सम्बंधित data दिखाने के लिए tables के बीच relationship create या edit करने की अनुमति देता है।
Manage Data Model – इस विकल्प पर क्लिक करते ही Power Pivot Window खुलती है जहां से आप data add और prepare कर सकते है या sheet में पहले से मौजूद data पर काम कर सकते है।
#6 Forecast
What-If Analysis – इस function की मदद से आप scenarios (values) को change करके उसका outcome पर affect देख सकते है। समझने के लिए एक scenario लेते है कि आप अपने product का price कितना रखें कि आप अपने target profit तक पहुँच पाए, या आपको हर महीने कितनी sell करनी होगी अपने target profit को हासिल करने के लिए।
ऐसे ही अलग-अलग scenario का outcome पर क्या affect होगा इसके लिए ही हम What-if analysis function का use करते है। इसके तीन tool है Scenario Manager, Goal Seek और Data Table.
Scenario Manager का use विभिन्न scenarios को add करने और उनके बीच switch करने के लिए किया जाता है। ताकि अगर आपको भविष्य में outcome पर उस scenario का affect देखना है तो आप यहाँ से ऐसा कर पाएंगे।
Goal Seek tool की मदद से आप एक goal set करते है कि मुझे 15000 की sell हर दिन चाहिए। इसके बाद यह tool आपको बताता है कि आपको कितने items sell करने होंगे या उनका price क्या रखना होगा।
Data table tool के इस्तेमाल से आप एक ही समय मे multiple inputs का result देख सकते है।
Forecast Sheet – इस feature के इस्तेमाल से आप मौजूदा data की मदद से भविष्य के data trends को predict कर सकते है। उदाहरण के लिए अगर आपके पास अपनी पिछले कुछ सालों की sales का historical data है तो आप उसका उपयोग करके एक forecast create कर सकते है।
जब आप ऐसा करते है तो यह feature एक नई sheet create करता है जिसमें historical और अगले कुछ महीनों का predicted data एक table में दिया गया होता है। साथ ही एक chart भी जो data trends को दर्शाता है।
#7 Outline
Group – इस विकल्प की मदद से आप rows और columns का एक group बना सकते है।
Ungroup – जिन rows और columns को आपने group किया था उन्हें ungroup करने के लिए इस विकल्प पर क्लिक करें।
Subtotal – Selected rows का automatically subtotal निकालने के लिए इस विकल्प का इस्तेमाल करें
Show Detail – Group की गई rows और columns को show करने के लिए इस विकल्प पर क्लिक करें।
Hide Detail – Group की गई rows और columns को hide करने के लिए इस विकल्प पर क्लिक करें।
MS Excel All Tabs:
उम्मीद है, इस लेख MS Excel Data Tab in Hindi को पढ़कर आप एक्सेल में Data tab का use करना सीख गए होंगे। लेख में हमने आपको इस tab के सभी options और उनके इस्तेमाल के बारे में स्प्ष्ट रूप से समझाने की कोशिश की है, ताकि आप प्रत्येक option का आसानी से इस्तेमाल कर पाए।
यदि आपको कोई समस्या आती है तो कृपया नीचे comment करें हम आपकी समस्या का समाधान जल्द से जल्द देंगे।
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